Giải Pháp

SỐ HÓA TÀI LIỆU

Trong thời đại của IoT, Lưu Trữ Đám Mây và Kết Nối, Hợp Tác Di Động qua môi trường Internet, Dữ Liệu Số là yếu tố đầu tiên và yếu tố quyết định cho các quy trình cần thiết.

 


Bên cạnh lưu lượng thông tin phát sinh hàng ngày dưới dạng thông tin số, các tổ chức còn đứng trước một thách thức không nhỏ: Một khối lượng khổng lồ Thông Tin Và Tài Liệu Giấy Tờ Quá Khứ tích tụ từ vài năm thậm chí hàng chục năm, với khối lượng quy đổi lên đến hàng chục triệu trang giấy A4, với chất lượng từ tốt đến kém, thậm chí rất kém, dễ bị hư hỏng nhanh.

 

Thay vì phải đề xuất một kế hoạch chi trả lớn để đầu tư trang thiết bị và con người cho số hóa của Doanh nghiệp, trong khi vẫn quan ngại về khả năng xử lý các vấn đề phát sinh, việc Sử Dụng Dịch Vụ Thuê Ngoài Để Số Hóa lượng lớn giấy tờ quá khứ sẽ là một lựa chọn đáng cân nhắc và mang lại hiệu quả toàn diện cho Doanh nghiệp, bỏ qua được hàng loạt rủi ro chuyên môn.

 

Tại DSG, Dịch vụ Số Hóa Tài Liệu được phát triển chuyên nghiệp và toàn diện, giúp mang lại cho bạn chất lượng quy trình và hiệu quả chi phí cao nhất. Những ưu thế của DSG tại thị trường Việt Nam hiện nay:

 

  • Thiết Bị Chuyên Nghiệp và Mới Nhất Luôn Sẵn Sàng: Là Nhà Phân Phối Và Dịch Vụ Ủy Quyền Thiết Bị Số Hóa Chính Thức của các Hãng lớn như Kodak Alaris, Panasonic, Avision, ColorTrac…tại Việt Nam, không ai ngoài chúng tôi có thể đáp ứng được nhiệm vụ số hóa dành cho bạn với thời gian nhanh nhất và chi phí cạnh tranh nhất.

     

  • Quy trình làm việc hiệu quả tối đa: Kinh nghiệm 15 năm trong lĩnh vực số hóa của DSG giúp định hướng đúng đắn ngay từ đầu cách thực hiện số hóa, tránh hoàn toàn phương án “thử-và-sai” ở các đơn vị cung cấp ít kinh nghiệm hơn, cũng như tốn ít thời gian của doanh nghiệp hơn cho xử lý rủi ro phát sinh.

     

  • Nhà Cung Cấp Giải Pháp toàn diện cho Dữ Liệu Số: Chúng tôi hiểu rõ cách thức giúp việc số hóa đơn giản hơn. Chúng tôi cũng hiểu rõ tầm quan trọng của chất lượng dữ liệu số khi đưa vào sử dụng. Chính vì thế, chúng tôi không chỉ giúp bạn số hóa tài liệu cũ, mà chúng tôi có thể tư vấn cho bạn các giải pháp Lưu trữ và Khai Thác Dữ liệu hiệu quả nhằm giúp bạn hoàn toàn hài lòng với lưu lượng thông tin và luông thông tin sau khi sử dụng dịch vụ toàn diện của DSG.

     

    Hiện tại, chúng tôi cung cấp 2 gói dịch vụ chính:

  •  - Scan tại địa điểm của khách hàng (Onsite)

  •  - Scan tại Văn phòng của chúng tôi (Offsite).


QUY TRÌNH SCAN ONSITE
Nhân viên của DSG mang máy scan đến thực hiện tại địa điểm do khách hàng chỉ định. Quy trình scan thông thường thực hiện qua những bước sau:
1. Nhận Tài Liệu:
DSG tiếp nhận tài liệu từ người đại diện khách hàng. Trong trường hợp khách hàng yêu cầu, tất cả nhân viên phụ trách việc scan sẽ ký cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin mà DSG nhận từ khách hàng để xử lý.

2.
Chuẩn Bị Tài Liệu:
Các bìa cứng, kẹp giấy, đinh kẹp đều được tách khỏi tài liệu. Sau đó, tài liệu được phân loại bằng mã vạch (barcode) và kiểm tra chất lượng để tách riêng những trang giấy bị rách hoặc kém chất lượng.

3.
Scan, tách bộ, lập chỉ mục và kết xuất:
- Toàn bộ tài liệu được đưa vào scan với các thiết bị chuyên dụng, năng suất tối đa có thể đạt được là 100.000 tờ/ngày.
- Tách bộ tài liệu tự động bằng mã vạch, hoặc trang phân tách.
- Kiểm tra chất lượng ảnh 100% ảnh quét, thực hiện thao tác quét lại, quét bổ sung tài liệu nếu cần thiết.
- Lập chỉ mục (hay còn gọi là biên mục tài liệu) bằng các công nghệ nhận dạng tự động OCR, OMR, ICR… kết hợp với thao tác soát xét, kiểm tra khi cần thiết.
- Kết xuất kết quả theo đúng yêu cầu của khách hàng và với định dạng TIFF, JPEG, PDF, hoặc Searchable PDF… vào thng Hệ Thống Lưu Trữ Điện Tử của khách hàng, hoặc lưu tạm vào một thư mục trung gian để sẵn sàng chuyển đi vào hệ thống.
- Lưu lại các phiên làm việc, phục vụ cho công tác truy vết hoặc các trường hợp cần thay đổi tiêu chuẩn kết xuất.

 4.Hoàn tất tài liệu sau scan:
 
Nhân viên của chúng tôi tiến hành chuẩn bị tài liệu theo đúng mục đích và yêu cầu đã được thỏa thuận, để tài liệu giấy đã số hóa được sẵn sàng đưa vào lưu trữ lâu dài hoặc đem hủy bỏ.



QUY TRÌNH SCAN OFFFSITE

 

DSG sẽ đến địa điểm của khách hàng nhận tài liệu cần scan để chuyển về trung tâm scan của DSG. Quy trình scan được thực hiện tương tự như Scan Onsite và thông tin cũng được bảo mật tuyệt đối.

 

Sau khi scan hoàn tất, chúng tôi giao trả Phương tiện lưu trữ (Ổ cứng, DVD, US…) chứa ảnh scan cùng toàn bộ tài liệu giấy tận nơi cho khách hàng. Khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và quy trình làm việc bảo mật của chúng tôi.