Tin Tức

Số Hóa Tài Liệu Hiệu Quả Cùng Phần Mềm SOHO SCAN


Trong thời kỳ công nghệ kỹ thuật số lên ngôi, số hóa tài liệu trở nên phổ biến ở nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Đặc biệt đối với các cơ quan hành chính nhà nước, khối lượng văn bản hành chính ngày càng nhiều cùng
nhu cầu tăng chất lượng dịch vụ công gây sức ép phải dùng công nghệ để giải quyết lượng tài liệu hiệu quả. Nắm bắt được nhu cầu đó, Công ty DSG đã nghiên cứu và phát triển phần mềm SOHO SCAN văn bản hành chính, đi kèm với máy scan, hỗ trợ tách bộ tài liệu bằng barcode với giao diện tiếng Việt, giúp cho việc số hóa tài liệu trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.


* Phần mềm này đã được sử dụng rất hiệu quả trong một số lĩnh vực như :


- Những đơn vị mua sắm để thực
hiện Chủ trương “Chính sách 1 cửa”;

- Khu vực tiếp nhận của các đơn
vị chính phủ với nhiều công văn giấy tờ như phường, xã, quận, thành phố,..

- Những đơn vị chính phủ có kho
tài liệu muốn số hóa, và quản lý lưu trữ điện tử.

 


* Phần mềm SOHO SCAN có giao diện Tiếng Việt thân thiện, trực quan, với các tính năng nổi trội:


- Tách bộ bằng : đếm trang cố định, mã vạch, nhận dạng ký tự quang học ( OCR, hỗ trợ ký tự in Tiếng Việt)

- Tự động rút trích 4 vùng biên mục của các loại công văn văn bản hành chính ( gồm Cơ quan phát hành, ngày phát hành, loại văn bản, và trích yếu)

- Đặt tên tệp tự động theo các nội dung biên mục ( chỉ mục )

- Các chức năng kiểm soát chất lượng hình ảnh : xóa trang, chèn trang, scan lại trang, tách và ghép bộ tài liệu

- Các chức năng hỗ trợ lập chỉ mục : “Kéo thả” nhận dạng, phóng to vùng chọn, tham chiếu cơ sở dữ liệu, phím tắt chuyển vùng dữ liệu

- Xuất tập tin đến thư mục chỉ định trong mạng ngang hàng

- Kết xuất các giá trị thông tin được trích xuất từ tài liệu thành trường siêu dữ liệu metadata, hỗ trợ lưu trữ ở các định dạng tập tin như .txt, .xls, .csv

- Hỗ trợ kết xuất tập tin TIFF, PDF, PDF 2 lớp ( tiếng Việt)

 

 

 

* Tác dụng không ngờ :

- Quy trình văn thư hiện kéo dài và thủ công, dễ xảy ra sai sót do căng thẳng sẽ được thay thế hoàn toàn bằng công nghệ và phần mềm xử lý.

- Chỉ 1 phút với 3 thao tác đơn giản. Độ chính xác cao và có thể scan một lần nhiều văn bản để tăng hiệu quả.

- Tự động hóa quy trình nhận dạng Văn bản hành chính như Quyết định, Nghị định, Thông tư,…Với 100 văn bản, thông thường mất 8-10 tiếng nhập liệu lưu trữ, nay chỉ cần 1.5 tiếng/ngày.

- Tiết kiệm chi phí nhân sự và chi phí xử lý sai sót xuống còn tối đa một nửa. Trong khi chi phí trang bị giải pháp này chỉ bằng 1/3 – ½ chi phí giải pháp trước đây được cung cấp trên thị trường, hiệu quả tương đương.

* Phần mềm có thể kết hợp được với các loại máy scan nào?

Phần mềm SOHO SCAN có thể đi kèm được với rất nhiều dòng máy scan của các hãng như Kodak, Panasonic, Avision... Sự kết hợp hoàn hảo này mà DSG cung cấp đang nhận được sự ủng hộ ngày nhiều từ phía người dùng, hứa hẹn những sự phát triển vượt bậc hơn trong thời gian tới. 

Mọi thắc mắc bạn có thể liên hệ về hotline : 1900 96 96 11

Tải brochure tại đây!



bài viết khác