Tin Tức

5 Lợi Ích Hàng Đầu Khi Sử Dụng Máy Scan Khổ Lớn Colortrac

 

Trong các ngành công nghiệp như xây dựng, kiến ​​trúc, kỹ thuật và sản xuất, hoặc trong các phòng ban lập kế hoạch chính quyền địa phương, các bản kế hoạch và các bản vẽ khổ lớn bằng giấy là vô cùng phổ biến. Song song đó, những loại giấy tờ này sẽ xấu đi theo thời gian và dễ bị hư hại nếu bảo quản không đúng cách. Thêm vào đó, việc lưu trữ tài liệu giấy này chiếm khá nhiều không gian văn phòng lưu trữ cũng như khá cồng kềnh,phức tạp trong việc sao chép & chia sẻ.

Đó cũng chính là lý do tại sao các lĩnh vực này đã sử dụng đến máy scan khổ lớn nhằm giúp việc số hóa các tài liệu của họ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Và có rất nhiều lợi ích để hướng tới một văn phòng không giấy và dưới đây là 5 lợi ích hàng đầu:

1. Số hóa văn phòng của bạn

Trong một thị trường kinh doanh có nhịp độ nhanh, các công việc giấy tờ có thể trở nên quá tải đối với ngay cả những người lao động và các văn phòng có tổ chức nhất, làm giảm năng suất công việc và đôi khi gây ra việc mất/ thất lạc những thông tin quan trọng. Việc số hoá các tài liệu quan trọng có thể giảm thiểu những rủi ro đó tối đa và giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên. Từ đó, sử dụng máy scan khổ lớn Colortrac đem lại chất lượng bản scan vượt trội với độ chính xác cao, phù hợp đối với các loại tài liệu bản vẽ kỹ thuật đòi hỏi độ chính xác cao nhất.như bản vẽ CAD và đồ án.

2. Lưu trữ tài liệu quan trọng của bạn

Các dòng máy scan Colortrac thì đa dạng và linh hoạt, cho phép người dùng số hóa các định dạng khác nhau với chế độ trắng, đen hoặc màu. Số hóa tài liệu khổ lớn đem đến những lợi ích cho việc lưu trữ an toàn hơn và dễ dàng tìm kiếm. Bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về tài liệu bị gắn nhãn hiệu sai, thất lạc hoặc bị mất, và trong trường hợp công ty của bạn bị cháy hay lũ lụt, tất cả các tài liệu và bản vẽ điện tử của bạn (tài liệu đã được sao lưu) vẫn sẽ còn nguyên vẹn và doanh nghiệp của bạn không bị ảnh hưởng từ góc độ tài liệu.

Ngoài ra, bạn sẽ không cần phải lo lắng cho diện tích không gian sàn nhà dùng để lưu trữ tài liệu.

3. Sao chép và chỉnh sửa 1 cách hiệu quả

Công việc scan tài liệu khổ lớn cũng góp phần hỗ trợ cho quy trình làm việc hiệu quả hơn. Thay vì sao chép cồng kềnh các tập tài liệu, có nguy cơ giảm chất lượng hình ảnh so với bản gốc, máy scan Colortrac cho phép người dùng scan với các định dạng xuất file khác nhau, như PDF, TIF và JPG, và tạo ra các bản sao tài liệu trên máy in có kết nối với HĐH Windows bất kỳ.

4. Email & Chia sẻ tức thì

Sau khi các tập tin được số hóa thì có thể sử dụng ngay lập tức. Có thể được tải về từ hệ thống mạng trong vài giây, hoặc gửi qua email và chia sẻ qua các ứng dụng điện toán đám mây.

Khả năng nắm giữ tất cả thông tin trong tầm tay và có thể đối phó với những vấn đề bất ngờ sẽ làm tăng chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Không còn phải chờ đợi chuyển phát nhanh cung cấp những tài liệu quan trọng mà bạn cần để tiếp tục công việc!

5. Lợi ích tài chính

Colortrac cung cấp các dòng máy scan khổ lớn với giá trị tốt nhất trên thị trường.

Từ đầu bài đã đề cập, việc số hóa tài liệu cho phép bạn giảm thiểu chi phí giấy và mực in vì việc giảm thiểu in ấn là cần thiết. Giảm in ấn sẽ giúp nâng cao tuổi thọ máy in của bạn.

Việc in ấn sẽ làm quy trình công việc kéo dài hơn so với việc chỉ scan hoặc email. Do đó, việc giảm thiểu in ấn cũng giúp tiết kiệm thời gian quy trình làm việc.Thêm vào đó, sẽ không cần vận chuyển, gửi bưu chính những loại tài liệu khổ lớn nữa, sẽ giúp tiết kiệm chi phí gửi thư. Cuối cùng, việc số hoá tài liệu còn có thể giúp giảm thiểu không gian lưu trữ đáng kể.

Việc tiết kiệm thời gian và chi phí sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc của bạn, đem lại lợi nhuận tối ưu cho doanh nghiệp.

 

 

Nguồn: Colortrac.

bài viết khác